Start het gesprek Succesverhalen: van idee tot geslaagd bedrijfsuitje
Met 18 jaar ervaring hebben we al voor heel veel uitdagingen gestaan en bijna altijd komen we tot een leuk programma. We kunnen ze niet allemaal delen, maar hieronder hebben we een aantal cases uitgewerkt in blogvorm.
- Last minute: Een bedrijfsuitje organiseren onder flinke tijdsdruk
- Hoge opkomst: Hoe organiseer je een PV dag waar iedereen bij wil zijn?
Veel gestelde vragen over het organiseren van een bedrijfsuitje (FAQ)
> Waar begin ik met het organiseren van een bedrijfsuitje?
Het is verleidelijk om meteen te gaan zoeken tussen het aanbod bedrijfsuitjes, maar sla die stap nog even over. Beantwoord eerst onderstaande vragen:
- Hoeveel personen gaan mee? Alleen medewerkers of ook partners?
- Wat is het budget per persoon of voor het totaal? En is dat inclusief of exclusief btw? (Dit scheelt je zo 21%).
- Wanneer is het bedrijfsuitje? Kies een moment waarop de meeste mensen kunnen en houd rekening met feestdagen en vakantieperiodes.
- Wat zijn de verwachtingen voor de dag? Weet dat jouw verwachting lang niet altijd overeenkomt met die van de directeur.
- Hoe komt iedereen op de locatie? Met de auto, of zijn je collega's afhankelijk van het openbaar vervoer?
- Wat voor type medewerkers gaan mee? Een uitje voor een bouwbedrijf ziet er echt anders uit dan een uitje voor de zorg.
- Zijn er collega's die niet aan alle activiteiten kunnen deelnemen? Denk aan een collega die slecht ter been of zwanger is.
Zonder deze informatie ben je vaak veel tijd kwijt aan ideeën die uiteindelijk toch niet passen. Hoe duidelijker je dit vooraf weet, hoe makkelijker het wordt om geschikte mogelijkheden te vinden voor jullie bedrijfsuitje.
Informatie helder? Dan kun je nu gericht gaan zoeken. Bekijk hier al onze beschikbare bedrijfsuitjes.
> Wat is er inbegrepen bij een bedrijfsuitje?
In onze gesprekken komen onderstaande onderdelen vrijwel altijd terug bij het organiseren van een bedrijfsuitje. Aan de hand van het budget of het doel van het uitje kunnen we onderdelen weglaten of een andere invulling geven:
- Begeleiding
- Locatie
- Ontvangst met koffie en thee
- 1 of meerdere activiteiten
- Lunch, diner en/of borrel
- Vervoer
Zo krijg je een compleet overzicht en word je niet verrast door extra kosten, voor bijvoorbeeld een kopje koffie met iets lekkers bij ontvangst zit er vaak standaard niet bij.
Het verschil tussen alleen een activiteit en een compleet verzorgde dag kan zomaar oplopen tot € 75 tot € 100 per persoon. Die extra kosten zorgen uiteindelijk voor een offerte die toch heel anders uitpakt dan verwacht.
Wat ook inbegrepen is? Ons gratis en vrijblijvend advies.
Dat zorgt dat je niet voor verrassingen komt te staan en weer terug moet naar de tekentafel.
> Wat kost een bedrijfsuitje gemiddeld per persoon?
- Wie alleen een activiteit boekt betaalt meestal tussen de € 20 en € 50 per persoon.
- Zodra eten en drinken onderdeel worden van het programma, kom je vaak uit tussen de € 60 en € 120 per persoon.
- Een compleet verzorgde dag met locatie, activiteiten en horeca kost € 150 per persoon of meer.
Wat een bedrijfsuitje kost, hangt vooral af van 3 dingen:
- Hoeveel collega’s gaan ermee
Bij de meeste activiteiten geldt: hoe groter de groep, hoe lager de prijs per persoon uitvalt. Voorbeeld: een quiz met 20 personen kost gemiddeld €29 per persoon, terwijl dezelfde quiz met 100 personen gemiddeld uitkomt op €19 per persoon. - Wat voor soort activiteit kies je
Een citygame kost gemiddeld € 25 per persoon terwijl een zeepkistenrace al snel € 50 per persoon kost. - Wat is inbegrepen
Enkel een workshop boogschieten is simpelweg goedkoper dan een volledig verzorgde dag met eten en drinken, meerdere activiteiten en een exclusieve locatie.
Let op dat je geen appels met peren vergelijkt. Een losse activiteit van € 25 per persoon lijkt misschien goedkoper dan een compleet arrangement van € 90 per persoon. Alleen zitten bij dat arrangement eten en drinken, een locatie en begeleiding vaak al bij de prijs in.
Je hoeft het budget vooraf niet tot op de euro nauwkeurig te weten. Een globale indicatie is al genoeg om het juiste bedrijfsuitje te vinden. Wij helpen je hier overigens gratis bij, wat je onderaan de streep vaak geld bespaart!
> Wat kost een bedrijfsuitje gemiddeld per persoon?
- Wie alleen een activiteit boekt betaalt meestal tussen de € 20 en € 50 per persoon.
- Zodra eten en drinken onderdeel worden van het programma, kom je vaak uit tussen de € 60 en € 120 per persoon.
- Een compleet verzorgde dag met locatie, activiteiten en horeca kost € 150 per persoon of meer.
Wat een bedrijfsuitje kost, hangt vooral af van 3 dingen:
- Hoeveel collega’s gaan ermee?
Bij de meeste activiteiten geldt: hoe groter de groep, hoe lager de prijs per persoon uitvalt. Voorbeeld: een quiz met 20 personen kost gemiddeld € 29 per persoon, terwijl dezelfde quiz met 100 personen gemiddeld uitkomt op € 19 per persoon. - Wat voor soort activiteit kies je?
Een citygame kost gemiddeld € 25 per persoon terwijl een zeepkistenrace al snel € 50 per persoon kost. - Wat is inbegrepen?
Enkel een workshop boogschieten is simpelweg goedkoper dan een volledig verzorgde dag met eten en drinken, meerdere activiteiten en een exclusieve locatie.
Let op dat je geen appels met peren vergelijkt. Een losse activiteit van € 25 per persoon lijkt misschien goedkoper dan een compleet arrangement van € 90 per persoon. Alleen zitten bij dat arrangement eten en drinken, een locatie en begeleiding vaak al bij de prijs in.
Je hoeft het budget vooraf niet tot op de euro nauwkeurig te weten. Een globale indicatie is al genoeg om het juiste bedrijfsuitje te vinden. Wij helpen je hier overigens gratis bij, wat je onderaan de streep vaak geld bespaart!
> Wanneer kan ik het best een bedrijfsuitje organiseren?
Deze vraag krijgen we regelmatig. Het antwoord hangt af van wat je precies bedoelt. Daarom beantwoorden we hem op 3 verschillende manieren.
Wanneer in het jaar is het slim om een bedrijfsuitje te boeken?
Veel bedrijfsuitjes vinden plaats in mei, juni en september. Het is dan vaak lekker weer voor activiteiten buiten en veel collega's nog niet of niet meer op vakantie zijn, waardoor de kans op een hoge opkomst groter is. Daardoor zijn deze maanden voor veel bedrijven een logisch moment om een bedrijfsuitje te organiseren.
Tip: Wil je een kerstborrel of eindejaarsafsluiting in december organiseren. Houd er dan rekening mee dat populaire opties snel volgeboekt zijn. Alleen al voor de donderdag en vrijdag in de week voor kerst krijgen wij elk jaar meer dan 300 aanvragen. Het lukt ons overigens wel om deze altijd in te vullen, alleen is de keuze voor een locatie of activiteit beperkter.
Hoe ver van tevoren moet ik beginnen met het plannen van een bedrijfsuitje?
Voor een bedrijfsuitje in het najaar is het slim om ongeveer 3 tot 4 maanden van tevoren te beginnen met plannen. Buiten deze drukke periode is 4 tot 6 weken vooraf vaak voldoende. Ook een last minute bedrijfsuitje kan vaak nog prima, al heb je dan meestal wat minder keuze.
Heb je het bedrijfsuitje eenmaal geboekt? Bekijk dan ook onze FAQ: Het bedrijfsuitje is geboekt, wat moet ik nu regelen?
Op welk moment in de week of dag plan ik het bedrijfsuitje?
Vrijdagmiddag is een klassiek moment voor een bedrijfsuitje, maar niet altijd de beste keuze. Veel mensen hebben hun hoofd dan al bij het weekend. We merken dat een donderdagmiddag of een doordeweekse dag overdag vaak goed werkt. Bovendien zijn locaties en activiteiten doordeweeks overdag regelmatig voordeliger dan in de avond of in het weekend.
Een bedrijfsuitje na werktijd kan juist goed werken als afsluiting van de werkdag, bijvoorbeeld in combinatie met een borrel of diner. Houd er wel rekening mee dat dit niet voor iedereen de voorkeur heeft, omdat het in de eigen vrije tijd plaatsvindt.
Kijk ook naar wat er binnen het bedrijf speelt. Een bedrijfsuitje vlak voor een grote productlancering of midden in de zomervakantie levert vaak minder enthousiasme en een lagere opkomst op.
Twijfel je over de datum? Laat je collega’s dan meedenken via een poll. Wij hebben een handige tool waarmee je dit binnen enkele minuten regelt.
> Wat als niet iedereen mee kan doen bij een bedrijfsuitje?
Als niet iedereen mee kan doen bij een bedrijfsuitje, betekent dat niet meteen dat je op zoek moet naar iets anders. Vaak zijn er aanpassingen of alternatieven mogelijk. Wel is het belangrijk om vooraf te kijken of een activiteit aansluit bij de groep, want niet ieder bedrijfsuitje is voor iedereen geschikt.
Breng daarom vooraf in kaart of er bijzonderheden zijn binnen de groep, zoals een fysieke beperking, zwangerschap, een blessure, dieetwensen, allergieën of andere persoonlijke omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de keuze voor een bedrijfsuitje.
Niet iedere collega hoeft overal aan mee te doen. Soms is een andere rol binnen een spel mogelijk of kiest iemand ervoor bepaalde activiteiten over te slaan. Bedenk daarbij dat collega's verschillen in interesses, leeftijden, conditieniveaus en mogelijkheden.
Daarom adviseren wij bij grotere groepen, vanaf ongeveer 50 personen, een keuzeprogramma. De ene collega leeft zich uit tijdens een actieve strandactiviteit, terwijl een ander liever kiest voor een creatieve workshop bij een strandtent of een spelprogramma in de duinen. Niet iedereen kan of wil hetzelfde doen en juist door keuze te bieden, vergroot je de kans dat iedereen met plezier deelneemt.
Twijfel je welk bedrijfsuitje geschikt is voor jouw groep? Vraag ons om advies. We denken graag met je mee over een passende invulling.
> Wat als collega's geen zin hebben in een bedrijfsuitje?
Collega's die geen zin hebben in een bedrijfsuitje zijn eerder regel dan uitzondering. Dat zegt niets over hun betrokkenheid bij het bedrijf. Probeer collega's niet direct over te halen, maar ontdek eerst waar de weerstand vandaan komt.
Misschien valt het tijdstip onhandig, spreekt de activiteit niet aan of heeft iemand geen behoefte aan een avond buiten de deur. Laat collega’s daarom meedenken over verschillende activiteiten en het moment waarop het bedrijfsuitje plaastvindt. Zo vergroot je de kans dat het bedrijfsuitje aansluit bij de groep en meer collega's mee willen.
Niet iedereen wordt enthousiast van dezelfde dingen. Waar de één uitkijkt naar een actieve middag, ziet de ander vooral een volle agenda of andere plannen na werktijd. Collega's haken vaak eerder aan als het bedrijfsuitje niet als een verplichting voelt.
Accepteer ook dat je niet iedereen over de streep krijgt. Liever een groep collega's die er echt zin in heeft, dan collega's die alleen meegaan omdat ze denken dat het van hen verwacht wordt.